افحص الوصول والهوية بشكل منفصل
تحقق من المستلم باستخدام بيانات اتصال معروفة لدى المؤسسة. حدّد فحص الهوية المناسب لطبيعة المستند قبل إرسال طلب الاعتماد.
يمكن إعادة توجيه الرابط. لا تنشر طلبًا خاصًا في مجموعة، ولا تعتبر امتلاك عنوانه إثباتًا كافيًا لهوية شخص.
قلّل المشاركة غير الضرورية
امنح الموظفين الوصول اللازم لعملهم فقط، واستخدم أدوات التحقق المتاحة للحساب، وأرسل المستندات اللازمة للقرار دون مرفقات زائدة.
راجع صلاحية الرابط وسلوكه بعد الإكمال. عند الإرسال بالخطأ، أوقف العملية واطلب من مسؤول مخول استخدام أدوات التحكم المتاحة قبل إعادة الإرسال.
تحقق من سجل الاعتماد
راجع حالة الطلب والملف الناتج في Khtoom، وطابق الإجراء والنسخة مع المطلوب من العمل.
احتفظ بسياق القرار وفق قواعد المؤسسة وحدّد من يسترجع الملف ومدة الاحتفاظ به. وجود أرشيف لا يعني ضرورة حفظ كل ملف إلى أجل غير محدد.
الأسئلة الشائعة
هل يكفي الرابط الخاص للتحقق من المعتمِد؟
لا. الوصول إلى الرابط والتحقق من الهوية فحصان مختلفان. استخدم الطريقة التي تتطلبها المؤسسة ويدعمها الطلب.
ماذا أفعل إذا وصل الرابط إلى شخص آخر؟
اطلب منه عدم استخدامه، وأبلغ مسؤول المستند، وراجع أدوات التحكم بالوصول. تحقق من المستلم الصحيح قبل إنشاء البديل.