מהו תהליך אישור מסמכים?

מפו החלטות לפני הגדרת הבקשות

בהצעת ספק, הרכש עשוי לבדוק את היקף העבודה והמנהל לאשר את הסכום. רשמו מי נדרש לבדוק ומתי מחזירים את המסמך לתיקון.

הגדירו אם הבדיקות מתקיימות במקביל או לפי סדר. בדקו אילו אפשרויות קיימות במוצר לפני שמסתמכים על ניתוב אוטומטי.

1. מנו אחראי למסמך ובודק בעל הסמכות המתאימה.

2. זהו את הגרסה, ההחלטה, המועד והמידע הדרוש לאישור.

3. תעדו את התוצאה, השלימו תיקונים ורק אחרי הבדיקה הנדרשת שלחו לחתימה או להחתמה סופית.

Khtoom מסייעת לטפל בבקשות אישור וחתימה ולעקוב אחר מצבן. השאירו את ההקשר העסקי נגיש לצוות האחראי.

סטטוס שהושלם אינו מספיק אם האדם הלא נכון בדק גרסה לא נכונה. בהעברת עבודה, בדקו יחד מסמכים שהושלמו ובקשות שנותרו פתוחות.

האם אישור צריך לבוא לפני חתימה?

אם נדרשת בדיקה פנימית, השלימו אותה לפני בקשת חתימה חיצונית. הגדירו סדר מתאים לכל סוג מסמך.

איך מונעים מבקשה להיתקע?

הגדירו אחראי, בודק, מועד ודרך לשאלות או להעברת אחריות לכל בקשה. עברו בקביעות על בקשות פתוחות.