הכינו את הבקשה
1. ודאו את הנוסח הסופי, שם הלקוח, התאריכים והנספחים לפני העלאת הקובץ או שימוש בתבנית.
2. מקמו את השדות, בחרו נמען ובדקו את הגדרות הבקשה ותוקף הקישור הזמינים. עברו על כל העמודים.
כתבו הודעת שליחה מועילה
ציינו מהו המסמך ומה הפעולה: למשל, ״נא לבדוק ולחתום על הסכם השירות עד יום חמישי״. הוסיפו איש קשר לבקשת תיקונים.
שלחו בערוץ שהופעל. ב-WhatsApp בחרו את הנמען המיועד והימנעו מקבוצה. שמרו דרך לזהות את הבקשה לצורך מעקב.
עקבו ובדקו השלמה
בדקו סטטוס לפני תזכורת ללקוח. אם נדרש תיקון, זהו בבירור את הגרסה החלופית וטפלו בקישור הקודם באמצעות האפשרויות הזמינות בחשבון.
לאחר ההשלמה בדקו את ה-PDF ושמרו אותו עם רשומת הלקוח. ודאו כיצד ישותף העותק הסופי; הזמנה שנשלחה אינה העותק שהושלם.
שאלות נפוצות
האם לשלוח שוב כשאין תשובה?
בדקו קודם את הסטטוס, התוקף, פרטי הנמען וערוץ השליחה. שלחו מחדש או החליפו בקשה לאחר שהבנתם מה מעכב אותה.
מה עושים כשמגלים טעות אחרי השליחה?
בקשו מהנמען להמתין, תקנו את המקור ושלחו בקשה חלופית מזוהה בבירור. בדקו את אפשרויות השליטה בקישור הקודם.